Untuk menjalankan kerja operasional yang baik setiap saat, suatu perusahaan diharuskan untuk memiliki SOP atau Standar Operasional Prosedur. Hal ini dilakukan agar kinerja setiap pegawai perusahaan sesuai dengan job description yang telah ditentukan. Selain itu, para pegawai juga bisa menjalankan tugasnya dengan baik tanpa harus terganggu dengan tugas dari karyawan lainnya. Oleh karena itu, akan lebih baik jika suatu perusahaan membuat sebuah SOP yang bisa mengakomodasi aturan dan cara kerja dari karyawan. Lantas, bagaimana cara untuk membuat sebuah SOP?
Cara – Cara yang Harus Dilakukan Untuk Membuat SOP
Ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk membuat SOP yang digunakan dalam suatu perusahaan. Dengan mengikuti cara tersebut, maka suatu perusahaan bisa membuat sebuah SOP yang bisa dijalankan dengan baik. Proses pembuatan SOP bisa dilakukan dengan membentuk sebuah tim khusus yang berfokus untuk membuat SOP. Tim khusus ini tentu bukanlah tim yang bisa dibentuk sembarangan. Umumnya, tim khusus ini dibentuk dari beberapa staff ahli dari masing – masing departemen atau divisi yang saling berhubungan. Oleh karena itu, diharapkan tim khusus ini akan bisa membentuk SOP yang bisa mengakomodasi seluruh kinerja dari pegawai yang ada pada departemen atau divisi tersebut. Setiap anggota tim memiliki tugas untuk memetakan job description dari masing – masing staff yang ada di divisi atau departemen tersebut. Sehingga, SOP yang dihasilkan memiliki kualitas yang baik.
Langkah kedua yang perlu dilakukan adalah dengan menentukan divisi atau departemen yang membutuhkan SOP. Umumnya, SOP dibuat untuk departemen atau divisi yang memang membutuhkan standar operasional dalam setiap kerja operasionalnya. Sebagai contoh, divisi yang mengurusi customer service tentu membutuhkan SOP bagi para anggotanya. Hal ini dikarenakan kualitas pelayanan dari customer service juga menentukan kualitas pelayanan dari perusahaan tersebut. Oleh karena itu, penetapan target SOP menjadi salah satu hal yang harus dilakukan sebelum membuat SOP. Langkah selanjutnya adalah dengan merencanakan tempat dan waktu berlakunya SOP tersebut. Perencanaan waktu dan tempat penerapan SOP bisa membantu tim khusus untuk membuat SOP dengan sebaik – baiknya.
Selain itu, tim khusus juga harus memetakan alur kerja dengan hal kegiatan yang ada pada divisi atau departemen tersebut secara lengkap. Sehingga, karyawan yang ada di departemen atau divisi tersebut dapat melaksanakan SOP yang dibuat dengan baik. Kemudian, tim khusus juga hendaknya membuat alur kerja dan formulir pendukung yang akan digunakan pada SOP. Alur kerja akan memudahkan bagi para karyawan untuk memahami koordinasi selama operasional kerja. Sementara formulir pendukung akan digunakan sebagai arsip yang menjadi bukti dari pekerjaan yang dilakukan oleh para karyawan. SOP yang dibuat juga harus disahkan oleh tim terkait agar bisa dijalankan secara resmi. Selain itu, perlu adanya uji coba yang dilakukan mengenai SOP yang dibuat agar bisa dijadikan evaluasi untuk membuat SOP yang lebih efektif dan jelas.
Manfaat dari Penggunaan SOP
Penggunaan SOP dalam sebuah perusahaan memberikan banyak manfaat bagi kemajuan perusahaan. Salah satunya adalah menjadi pedoman dan standar bagi para karyawan untuk menjalankan pekerjaan yang mereka miliki. Hal ini akan membantu mengurangi resiko dari kesalahan atau kelalaian karyawan. Selain itu, SOP juga bisa menjadi acuan agar tidak terjadi tumpang tindih beban kerja antara pegawai. Manfaat lainnya adalah menjadi bahan monitoring dan evaluasi dari perusahaan terhadap kinerja yang dilakukan oleh para pegawai.